En Italie, les hôpitaux sont gérés et organisés par une unité de direction hospitalière. Celle-ci doit assurer l’organisation et répondre à des obligations portant sur l’hygiène, la prévention, la médecine légale, la promotion des reconnaissances scientifiques, l’amélioration qualitative des services. Elle joue aussi un rôle crucial dans l'organisation et le cadre des ressources des services hospitaliers, tels que l'aménagement des espaces et des activités, les horaires du personnel, la gestion des lits et des équipements, les admissions des patients.

La plupart de ces activités sont gérées via des logiciels accessibles installés sur des ordinateurs de bureau. Alors que les applications médicales ne cessent de se développer, il n’existe à ce jour aucune étude portant sur les applications spécifiques à la gestion et l’organisation des hôpitaux. Pour enrichir les connaissances dans ce domaine, une étude publiée dans l’International Journal of Medical Informaticsa décrit les applications disponibles pour les professionnels travaillant dans l'unité de gestion de l'hôpital. Elle a évalué leurs fonctionnalités et les a analysées en fonction de leur contenu, le nombre de téléchargements et le domaine d’application.

Quarante-sept applications retrouvées dans l’App Store et Google Play

Pour mener cette étude, les scientifiques ont recherché les applications sur les 2 principaux magasins disponibles en ligne, l’App Store et Google Play. Les critères d’inclusion étaient des applications conçues en français, italien et anglais apparaissant dans les catégories médecine, productivité, santé et remise en forme, business, style de vie, utilitaires,  et services publics, et celles dont  les fonctionnalités relevaient des principales problématiques d’une unité de gestion sanitaire.
Après avoir analysé les applications, 47 ont répondu aux critères d’inclusion. Elles ont été classées en 3 groupes en fonction de leurs  caractéristiques principales :

1. « Opérateurs de santé et gestion des patients »: des applications conçues pour les changements de personnel et la planification des horaires, la gestion des lits, admission et sortie des patients et dossiers cliniques compilation;
2. « Répartition des ressources, équipements et repas »: applications conçues pour l'organisation et la mise en place des ressources et services hospitaliers, comme l'inventaire des instruments et des consommables
3. « Évaluation de la qualité »: applications conçues pour l'évaluation structures, processus et résultats et, en même temps, évaluer la qualité de la prestation des services et de la sécurité des patients dans les hôpitaux.

Opérateurs de santé et gestion des patients

Un peu plus de 76 % des applications ont été incluses dans la catégorie "opérateurs de santé et gestion des patients". Les chercheurs ont pu mettre en évidence les principales caractéristiques de ces applications. Elles comprennent tous les problèmes majeurs liés à la gestion du travail de l'opérateur de santé et les besoins et données des patients. Par exemple,  «Practice & Hospital Mgmt.», «OPD MANAGEMENT», et «Smart Hospital» couvrent tous les aspects de l'assistance aux patients, tels que les dossiers d'enregistrement, les antécédents des patients, les diagnostics, les ordonnances et décharges, les  tests en laboratoire et le stockage des dossiers cliniques. Ces applications fournissent aux opérateurs de santé une source rapide et facile à partager. Dans d'autres applications (par exemple, «Hospital Bed Inventory Tracker», «SoftClinic® Pro» et «Patient Management »), nous pouvons trouver différents éléments et fonctions principalement développés pour rationaliser et organiser les admissions, la gestion des stocks, les équipes des opérateurs de soins de santé, sorties et visites, les rendez-vous. Ces fonctionnalités peuvent  simplifier la collaboration de l'équipe clinique, la réduction du temps pour les tâches administratives,  et améliorer la prise en charge des patientes ainsi que leur  satisfaction.

La répartition des ressources, les équipements et les repas

Un total de 12,8% des applications ont été conçues pour l’organisation et la mise en place des ressources et services hospitaliers afin d’améliorer la gestion de l'inventaire des instruments et consommables. Les applications telles que «Healthcare Design Magazine», «Hospital Inventory Manager» et «Dinewell Hospital» contribuent à simplifier la gestion des réservations de repas dans les hôpitaux en permettant au personnel de réserver les repas, ainsi que leurs livraisons et l’enregistrement des repas. Les applications permettent également au personnel et aux patients de visualiser facilement les informations nutritionnelles et les allergènes de chaque repas.
 

Évaluation de la qualité

Dans cette catégorie, 10,6%  des applications pourraient aider les professionnels de l’unité de direction hospitalière pour réaliser des auto-évaluations de leurs structures, et pour évaluer la qualité de la prestation des services et la sécurité des patients.Des applications telles que «Posey S.A.F.E. Audit », « Hospital Quality Manager »et« Hospital Operations Process Efficiency Visualizer »produisent

Des scores de performance organisationnelle qui évaluent la qualité de la gestion hospitalière et, plus spécifiquement, la planification stratégique, la gestion clinique, l’évaluation des risques et la sécurité des patients,du personnel et la gestion des ressources.Cette catégorie comprend également les applications («Chronorea - Gestionnaire d'interventions») permettant d'évaluer les interventions de soins d'urgence en assurant leur supervision.

Applications : Pratiques, souvent gratuites mais pas toujours adaptées aux hôpitaux

Il s’agit là d’une première étude portant sur ces applications spécifiques. Au final, ces outils sur la gestion hospitalière ne sont pas très répandus, les applications sont majoritairement en anglais et gratuites, ceci est un avantage car les outils utilisés habituellement sont couverts par une licence. Néanmoins,  les gestionnaires hospitaliers peuvent adresser leurs demandent  aux éditeurs pour modifier leur logiciel et répondre aux besoins de leur structure ce qui n’est pas possible en utilisant une application smartphone. De plus, les applications ne sont pas spécifiques à l’organisation de chaque établissement hospitalier.

Devant ces résultats, les auteurs de l’étude soulignent qu’il serait intéressant de développer des applications en adéquation avec la norme réglementaire nationale et aves la contribution des agences gouvernementales. Il serait aussi pertinent de pouvoir adapter l’application dans le cadre dans lequel elle est utilisée. En attendant, une évaluation plus approfondie de ces applications smartphone, en guidant les professionnels a bien utiliser ces outils, nous permettrait de mieux cerner les qualités et les défauts de celles-ci.